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24 février 2020

Les dispenses d’affiliation

Vous êtes employeur et la gestion de la complémentaire santé de vos salariés vous semble complexe ? Cette fiche pratique a vocation à vous guider lors de la mise en place du régime frais de santé ainsi que dans la gestion au quotidien des dispenses d’affiliation.

RAPPEL

Les employeurs des cabinets d’avocats ont l’obligation :

• de proposer à tous leurs salariés une complémentaire santé

• et de prendre en charge au moins 50 % du coût de celle-ci.

Pour répondre à cette obligation, l’employeur d’un cabinet d’avocats doit mettre en place la complémentaire santé choisie en la formalisant par un acte juridique (notamment par une « DUE : mode d’emploi »).

⚠️La Fiche pratique est destinée aux employeurs mettant en place la complémentaire santé via une DUE. Si vous optez pour un autre mode de mise en place, nous vous préconisons de vous rapprocher de votre conseil habituel.

Dans certains cas bien précis, le salarié pourra être dispensé d’être affilié à la complémentaire santé choisie par son employeur, sans pour autant remettre en cause les avantages fiscaux et sociaux dont ce dernier pourra bénéficier.

 

LES DISPENSES ET LA REDACTION DE LA DUE

Une attention particulière doit être portée par l’employeur lors de la rédaction de la DUE. Les modèles de DUE présents sur les espaces personnels KERIALIS précisent les différents types de dispenses.

• Les dispenses ci-dessous s’appliquent même si elles ne sont pas mentionnées dans la DUE ce sont les dispenses dites de plein droit :

 

Si vous souhaitez informer de manière optimale vos salariés, vous pouvez faire figurer ces dispenses dans la DUE.

• Ces autres cas de dispenses sont à la discrétion de l’employeur et doivent être incluses dans la DUE pour que le salarié puisse s’en prévaloir :

CONSEIL KERIALIS

Limiter le nombre de cas de dispenses d’affiliation possibles dans la DUE.

Pourquoi ? La multiplication des hypothèses de dispenses entraînera autant de demandes et justificatifs à réclamer et à conserver par l’employeur.

 

LA GESTION AU QUOTIDIEN DES DISPENSES D’AFFILIATION

La DUE rédigée et remise à vos salariés, vous devrez gérer les demandes de dispenses d’affiliation des salariés. Pour vous prémunir d’un redressement URSSAF, deux étapes devront être respectées :

L’employeur doit demander au salarié les justificatifs correspondants (ex : attestation d’assurance individuelle)

La demande de dispense d’affiliation du salarié est à son initiative réalisée par écrit (via un formulaire type ou une déclaration sur l’honneur)

1) La demande de dispense d’affiliation réalisée par le salarié :

Cette demande de dispense d’affiliation fournie par l’employeur doit permettre au salarié de connaitre les conséquences de sa renonciation au bénéfice de la complémentaire santé, c’est-à-dire renoncer :

2) Les pièces justificatives fournies par le salarié :

Le salarié ayant effectué les formalités précitées doit fournir les justificatifs correspondants à son hypothèse de dispenses.

CONSEIL KERIALIS

Renouveler tous les ans ou à l’échéance de l’autre complémentaire santé les demandes et les justificatifs de dispenses d’affiliation & les conserver pendant au moins 3 ans.

3) La fin de la dispense d’affiliation

CONSEIL KERIALIS

• À tout moment le salarié peut revenir sur sa décision et solliciter par écrit, auprès de son employeur, son affiliation à la complémentaire santé qu’il a mis en place au sein de son cabinet d’avocats

Les salariés devront être affiliés par l’employeur et cotiser à la complémentaire santé dès qu’ils cessent de justifier de leur situation ouvrant droit au bénéfice d’une dispense d’affiliation, ou dès qu’ils ne fournissent plus les justificatifs. Cette affiliation devra être accompagnée de la notice d’information relative à la complémentaire santé et à la DUE.

 

EN CAS DE CONTROLE URSSAF

Bon à savoir

En cas de contrôle URSSAF, l’employeur doit être en mesure de fournir la demande de dispense rédigée par écrit par le salarié concerné (via un formulaire type ou une déclaration sur l’honneur) ainsi que ses justificatifs (ex attestation d’assurance individuelle), au risque de ne plus pouvoir bénéficier d’exonérations fiscales et sociales.

 

Conseil :

KERIALIS préconise à l’employeur d’un cabinet d’avocats de renouveler tous les ans les demandes et les justificatifs de dispenses d’affiliation auprès de ses salariés et de les conserver pendant au moins 3 ans.

 

⚠️Aucune dispense d’affiliation n’est possible concernant le régime de prévoyance. P

ourquoi ? car la Convention collective nationale des salariés des cabinets d’avocats ne prévoit pas d’hypothèse de dispenses d’affiliation pour les salariés des cabinets d’avocats en matière de prévoyance